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内容証明郵便は、誰が・いつ・どういった内容の郵便を・誰に送ったのかを郵便局が証明してくれるという特殊な郵便サービスです。通常、ポストに郵便物を投函したとしても、消印が押される程度で内容などを証明して貰うことはできません。しかし、内容証明郵便であれば郵便物の記載内容の証明をして貰えるので、「督促状を受け取っていない」などという相手方の反論を封じることができるのです。

また、内容証明郵便は単に相手の反論を封じる効果があるだけではありません。もし訴訟になった場合には証拠資料として用いることができるのです。そのため、内容証明郵便を送ることは裁判をしてでも争うという姿勢を相手方に伝えることができ、精神的なプレッシャーを掛けることができます。

内容証明郵便を送るには2種類の方法があります。

１つは、内容証明郵便を取り扱う郵便局で手続きを行うという方法です。内容証明郵便は受取人が1人の場合、同じ内容の文面の手紙を3通用意しなければなりません。1通は手書きで、残り2通はコピーでも構いません。用紙の指定はありませんが、字数の制限や使用できない文字が決められているため、細かな規則に違反しないようにしましょう。間違いがあった場合に備えて、訂正するための印鑑を持っていくと良いでしょう。

2つ目の方法は、電子内容証明郵便を利用するという方法です。電子内容証明郵便は内容証明郵便をインターネット上の手続きで行う方法となっています。利用するためには、日本郵便の電子内容証明のホームページから利用者登録をする必要があります。

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